SCOoffice Mail
Connector for Microsoft Outlook
Guide
d'installation
Outlook
97, 98 et 2000
Rév 1.1
4 décembre 2002
SCOoffice Mail Connector for Microsoft Outlook
Guide d'installation - Outlook 97, 98 et 2000
Ce
document décrit SCOoffice Mail Connector for Microsoft Outlook,
son installation, sa configuration et l'utilisation de certaines de ses
fonctionnalités. Les principaux points suivants sont développés dans ce
document :
SCOoffice Mail Connector for Microsoft
Outlook active de façon cohérente la totalité des fonctionnalités
collaboratives de Microsoft Outlook lors de son utilisation avec SCOoffice Mail Server. Par exemple, les
utilisateurs de SCOoffice Mail Server
peuvent se servir, entre autres, des carnets d'adresses globaux partagés
d'Outlook, des dossiers de messages partagés, des contacts et des calendriers
partagés, des délégations de dossier et de calendrier ainsi que des
bibliothèques partagées de formulaires. Traditionnellement,
ces fonctionnalités n'étaient disponibles que par l'intermédiaire d'Outlook
lors de l'utilisation d'un serveur Microsoft Exchange. Les fonctionnalités collaboratives d'Outlook sont désormais
disponibles sans le coût élevé et la complexité de Microsoft Exchange.
SCOoffice Mail Connector améliore la
présentation d'Outlook en incorporant la barre d'outils du Connecteur au menu
d'Outlook. La barre d'outils est composée de cinq boutons qui
permettent à l'utilisateur de configurer les comptes de messagerie, d'établir
les options de dossier, de partager les dossiers et de définir les permissions
d'accès aux dossiers. Cette barre d'outils
mise à part, l'utilisateur dispose de la même interface que celle d’Outlook.
SCOoffice Mail Connector est installé sur le
système Microsoft Windows sur lequel Outlook sera utilisé. Ce connecteur est une
extension client Exchange, ce qui signifie simplement qu'il se branche en
transparence dans Outlook pour développer ses capacités comme décrit ci-dessus.
Il peut être utilisé avec n'importe quelle version de
Microsoft Outlook (de la version 97 à la version 2002). Outlook 98 et Outlook
2000 doivent être configurés en mode « Société/Groupe de travail »
afin que les services nécessaires à l'utilisation d'Outlook soient installés et
activés. Outlook 97 et Outlook 2002 ne
prennent en charge aucun concept du mode « Société/Groupe de
travail » et proposent par défaut les services requis.
·
Ce guide a spécifiquement été écrit pour Microsoft Outlook 97, Outlook 98
et Outlook 2000. Si vous utilisez Microsoft Outlook XP, reportez-vous au
document intitulé « SCOoffice Mail Connector for Microsoft Outlook
XP - Guide d'installation ».
·
Outlook 98 et Outlook 2000 doivent être configurés pour le service
« Société ou Groupe de travail ». Dans Outlook, cliquez
sur « Aide » puis sur « À propos de Microsoft Outlook »
pour consulter le service pour lequel Outlook a été configuré.
Pour modifier la configuration
d'Outlook 98, il vous faut relancer l'installation d'Outlook 98 en exécutant
« Ajout/suppression de programmes » dans le Panneau de configuration. Sélectionnez
« Outlook 98 », puis cliquez sur « Ajouter/Supprimer » ou
« Modifier » selon la version de Microsoft Windows. L'option de réexécution de l'installation d'Outlook 98 vous
est présentée. Lorsque la boîte de dialogue
« Options du service de messagerie » apparaît, sélectionnez
« Société ou groupe de travail ».
Pour modifier la configuration
d'Outlook 2000, cliquez sur l'élément de menu « Outils » d'Outlook,
puis sélectionnez « Options ». Sélectionnez l'onglet « Remise du
courrier », puis cliquez sur le bouton « Reconfigurez la remise du
courrier… ». Sélectionnez l'option
« Société ou groupe de travail ».
Lors de la modification de la
configuration d'Outlook 98 ou d'Outlook 2000 pour le service « Société ou
groupe de travail », vous serez peut-être invité à introduire votre
support d'installation initial. Avant toute tentative de modification de la
configuration d'Outlook, assurez-vous de bien disposer de ce support ou que le
logiciel original est disponible via un partage réseau.
Outlook 97 et Outlook XP n'intègrent
pas le concept du service « Société ou groupe de travail ».
·
Vérifiez que votre SCOoffice Mail Server dispose déjà d'un compte de
messagerie actif.
·
L'information suivante vous sera nécessaire pour configurer SCOoffice
Mail Connector. Elle devrait vous être fournie par votre administrateur
système.
o
Le nom d'hôte entièrement qualifié du SCOoffice Mail Server.
o
Votre ID de connexion et mot de passe pour SCOoffice Mail Server.
o
Votre adresse électronique.
o
Votre clé de licence pour SCOoffice Mail Connector.
·
Si vous migrez du courrier électronique d'une boîte aux lettres du serveur
Microsoft Exchange vers une boîte aux lettres SCOoffice Mail Server,
assurez-vous que la boîte aux lettres est bien configurée dans Outlook avant
d'installer SCOoffice Mail Connector. D'autre part, il est
primordial que le Connecteur de messagerie soit configuré pour utilisation d'un
fichier PST au niveau du compte de messagerie de SCOoffice Mail Server
différent de celui utilisé pour le compte de messagerie de Microsoft Exchange.
1.
Fermez Outlook s'il est en cours d'exécution.
2.
S'il s'agit d'une mise à jour d'une version précédente de SCOoffice Mail
Connector, il n'est pas nécessaire de supprimer l'ancienne version. Il est
fortement recommandé d'exécuter le programme scanpst.exe pour réparer toute
incohérence contenue dans le fichier PST avant l'installation de la nouvelle
version. Le programme scanpst.exe peut se
trouver sur l'un des emplacements suivants :
‘Program Files\Common Files\System\Mapi\1033’
‘Program Files\Common Files\System\Mapi\1033\NT’
3. Téléchargez le fichier zip de
SCOoffice Mail Connector et extrayez-en le contenu à l'aide d'un utilitaire de
décompression ou d'extraction tel que WinZip.
4. Exécutez le programme
d'installation de SCOoffice Mail Connector résultant de cette opération pour
installer le logiciel correspondant. Entrez la clé de licence de SCOoffice Mail
Connector lorsque vous y êtes invité.
5. S'il s'agit d'une mise à jour
d'une version précédente du connecteur, l'installation est terminée,
sinon passez à la section suivante.
1.
Démarrez Outlook.
S'il s'agit de la première exécution
d'Outlook ou qu'aucun compte de messagerie local n'a précédemment été
configuré, Outlook affichera l'« Assistant Installation de la boîte de
réception ». Cet assistant va configurer le service Messagerie Internet
et un compte de messagerie POP3/SMTP. Si
l'« Assistant Installation de la boîte de réception » est affiché,
passez à l'étape 2.
Si un compte de messagerie POP3/SMTP
Outlook est déjà configuré, l'« Assistant du SCOoffice Mail
Connector » peut apparaître. Cet assistant est utilisé pour configurer le
connecteur de messagerie afin de lier le compte de messagerie (et le fichier
PST) au SCOoffice Mail Server. Si
l'« Assistant du SCOoffice Mail Connector » est affiché,
passez à l'étape 3.
Si Outlook démarre normalement, passez
à la section intitulée « Configuration du compte de messagerie – Étapes
manuelles ». Utilisez les instructions contenues dans cette section pour
configurer votre compte de messagerie.
2. Installation du service
d'information de Messagerie Internet et du compte de messagerie.
La boîte de dialogue « Assistant Installation de la
boîte de réception » vous invite à sélectionner le service d'information à
utiliser avec Microsoft Outlook. .
Vous serez peut-être invité à entrer un Nom de profil. Cliquez sur
« Suivant » pour accepter le nom par défaut ou entrez un texte plus descriptif
pour la configuration. Cliquez sur
« Suivant ».
La boîte de dialogue « Propriétés du compte de
messagerie » est affichée. Cette boîte de dialogue est utilisée pour
configurer le compte de messagerie POP3/SMTP.
Dans la boîte de dialogue
« Propriétés du compte de messagerie », entrez un nom applicable au
serveur de répertoire comme « SCOoffice Mail Server ». Entrez votre
nom complet, votre adresse électronique et une adresse de réponse si elle est
différente de l'adresse électronique. Vous
pouvez également entrer une valeur dans le champ « Organisation ».
Entrez « aucun » pour le
serveur de messagerie entrant (POP3).
Entrez le nom d'hôte entièrement
qualifié de SCOoffice Mail Server pour le serveur de messagerie sortant (SMTP). Entrez votre ID
de connexion et votre mot de passe.
Sélectionnez « Connexion à l'aide
de mon réseau local (LAN) » pour vous assurer que le compte se sert du
réseau pour se connecter et non du modem.
Dans la section « Remise »
de la boîte de dialogue « Options avancées », cliquez sur
« Conserver une copie des messages sur le serveur ».
3.
Assistant d'installation du connecteur – spécification du fichier PST, de
l'ID de connexion et du mot de passe pour SCOoffice Mail Server.
Cet assistant de connexion configure
le connecteur de messagerie afin de lier le compte de messagerie POP3/SMTP (et
le fichier PST) au SCOoffice Mail Server.
Si un compte et un service de messagerie
Internet sont configurés, l'« Assistant du SCOoffice Mail Connector »
devrait démarrer automatiquement. Si pour une raison quelconque, l'Assistant de
connexion ne démarre pas, passez à la section intitulée « Configuration du
compte de messagerie – Étapes manuelles ».
La boîte de dialogue suivante est
utilisée pour spécifier le nom d'hôte du SCOoffice Mail Server et l'ID
de connexion ainsi que le mot de passe utilisé pour accéder à votre compte de
messagerie. Entrez l'information suivante :
Nom d'hôte : nom d'hôte du SCOoffice Mail
Server.
Port 143 : pour SSL, mettez la valeur à 993 et
cochez « Utiliser SSL (connexion sécurisée) »
Connexion : votre ID de connexion au SCOoffice
Mail Server (et non votre adresse électronique)
Mot de passe : le mot de passe pour votre ID de
connexion à la messagerie.
Assurez-vous que la case « Mapper
ce stockage des messages au serveur IMAP suivant » est cochée.
Cliquez ensuite sur le bouton
« Ping Server ». « Ping Server » vérifiera la connectivité du SCOoffice
Mail Server et la validité de l'ID de connexion et du mot de passe.
Si « Ping Server » n'a pas
réussi son opération de contrôle, il est possible que votre client Outlook ne
dispose pas de connectivité réseau ou que le SCOoffice Mail Server n'ait
pas pu authentifier l'ID de connexion et le mot de passe saisis. Entrez de
nouveau votre ID de connexion et votre mot de passe, puis recommencez. Si « Ping Server » échoue de nouveau, effacez le
message d'erreur en cliquant sur « OK », puis sur
« Annuler ». Il vous sera ensuite
demandé si vous souhaitez redémarrer l'assistant à la prochaine ouverture
d'Outlook. Si vous choisissez de ne pas
redémarrer l'assistant, vous pouvez configurer votre compte de messagerie à une
date ultérieure à l'aide des instructions de « Configuration du compte de
messagerie – Étapes manuelles » contenues dans ce document. Indiquez votre problème à l'administrateur système.
Si « Ping Server » a réussi
son contrôle, cliquez sur « OK » pour effacer le message.
La boîte de dialogue suivante est
utilisée pour sélectionner le fichier Dossiers personnels (fichier PST) pour le
compte de messagerie. Le fichier PST se trouve sur votre ordinateur et il est
utilisé en tant qu'emplacement de stockage intermédiaire des messages
transférés entre Outlook et le SCOoffice Mail Server via le
connecteur de messagerie.
Afin d'utiliser le fichier PST créé à
l'étape 2 ci-dessus, cliquez sur la case d'option pour sélectionner « Utiliser
l'un des fichiers PST existant », puis cliquez sur le fichier dans la
liste. Il s'agira probablement de « Dossiers
personnels ». Les utilisateurs avancés
peuvent vouloir créer un nouveau fichier PST également approprié pour cette
étape.
La fenêtre de boîte de dialogue
suivante décrit la configuration manuelle du service Messagerie Internet et
d'un compte de messagerie POP3/SMTP. Ignorez les instructions contenues dans cette
fenêtre.
4. Redémarrez Outlook.
Effectuez les étapes 4, 5 et 6 dans la section suivante
pour terminer la configuration.
1.
Configuration du fichier PST et spécification de l'ID de connexion et du mot
de passe pour SCOoffice Mail Server.
La fenêtre de boîte de dialogue
« Options de SCOoffice Mail Connector » est affichée.
La fenêtre de boîte de dialogue
« Ajouter une nouvelle boîte aux lettres IMAP » est affichée. Sélectionnez
« Créer un nouveau fichier PST » ou « Utiliser un fichier PST
existant ». Si vous sélectionnez
« Utiliser un fichier PST existant », vous aurez également besoin de
sélectionner le fichier PST que vous souhaitez utiliser en cliquant dessus dans
la liste.
Vous devriez être ramené au niveau de
la fenêtre de boîte de dialogue « Options de SCOoffice Mail
Connector ». Sélectionnez la boîte aux lettres (fichier PST) spécifiée à
l'étape précédente en cliquant dessus dans la liste.
La fenêtre de boîte de dialogue
« Information sur l'hôte de SCOoffice Mail Connector » est
affichée. Entrez l'information suivante :
Nom d'hôte : nom d'hôte du SCOoffice Mail
Server.
Port 143 : pour SSL, mettez la valeur à 993 et
cochez « Utiliser SSL (connexion sécurisée) »
Connexion : votre ID de connexion au SCOoffice
Mail Server.
Mot de passe : le mot de passe pour votre ID de
connexion à la messagerie.
Assurez-vous que la case « Mapper
ce stockage des messages au serveur IMAP suivant » est cochée.
Cliquez ensuite sur le bouton « Exécuter la
commande Ping sur le serveur ». « Exécuter la commande Ping sur
le serveur » vérifiera la connectivité du SCOoffice Mail
Server et la validité de l'ID de connexion et du mot
de passe.
Si « Exécuter la commande Ping sur le
serveur » n'a pas réussi son opération de contrôle, il est possible
que votre client Outlook ne dispose pas de connectivité réseau ou que le SCOoffice
Mail Server n'ait pas pu authentifier l'ID de connexion et le mot de passe
saisis. Entrez de nouveau votre ID de connexion et votre mot de passe puis
recommencez. Si « Exécuter la commande Ping sur le serveur »
échoue de nouveau, effacez le message d'erreur en cliquant sur
« OK », puis sur « Annuler ». Indiquez votre problème à
l'administrateur système.
Si « Exécuter la commande Ping sur le serveur
» a réussi son contrôle, cliquez sur « OK » pour effacer le message.
2.
Configuration du compte de messagerie POP3/SMTP et définition de
l'emplacement de remise du courrier sur le fichier PST à partir de l'étape 1.
Il vous faut configurer un compte
POP3/SMTP si vous n'en possédez pas déjà un pour SCOoffice Mail
Connector. Le service SMTP est requis par SCOoffice Mail
Connector pour l'envoi des messages. La portion POP3 du service est principalement ignorée par
SCOoffice Mail Connector.
Pour configurer POP3/SMTP pour Outlook
97, 98 et 2000 :
La fenêtre de boîte de dialogue
« Services » est affichée.
La boîte de dialogue « Ajouter le
service au profil » est affichée.
La fenêtre de boîte de dialogue
« Propriétés du compte de messagerie » est affichée.
Dans la fenêtre de boîte de dialogue
« Propriétés du compte de messagerie », entrez un nom applicable au
serveur de répertoire comme « SCOoffice Mail Server ». Entrez votre
nom complet, votre adresse électronique et une adresse de réponse si elle est
différente de l'adresse électronique. Vous
pouvez également entrer une valeur dans le champ « Organisation ».
Entrez un nom inventé comme par
exemple « aucun » pour le serveur de messagerie entrant (POP3).
Entrez le nom d'hôte entièrement
qualifié du SCOoffice Mail Server pour le serveur de messagerie sortant
(SMTP). Entrez votre ID de connexion et votre mot de passe.
Sélectionnez « Connexion à l'aide
de mon réseau local (LAN) » pour vous assurez que le compte se sert du
réseau pour se connecter et non du modem.
Dans la section « Remise »
de la boîte de dialogue « Options avancées », cliquez sur
« Conserver une copie des messages sur le serveur ».
Vous vous trouvez à nouveau dans la fenêtre de dialogue
« Services ».
Dans la liste déroulante « Remettre le nouveau
courrier à l'emplacement suivant : » sélectionnez le nom du
fichier PST comme spécifié à l'étape 1 ci-dessus.
3. Redémarrez Outlook.
4. Désactivation de la
synchronisation de compte de messagerie Outlook.
Les comptes de messagerie pris en
charge par SCOoffice Mail Connector sont synchronisés sur SCOoffice
Mail Server. La synchronisation par Outlook de ces comptes doit être
désactivée pour éviter de recevoir des messages en double. Les comptes de messagerie non pris en charge par le
connecteur devraient continuer à être synchronisés par Outlook.
Désactivation de la synchronisation d'Outlook
5.
Migration des dossiers spéciaux pré-définis d'Outlook
Les dossiers spéciaux pré-définis
d'Outlook sont : Contacts, Calendrier, Journal, Notes et Tâches. Le
positionnement par défaut de ces dossiers dans la Liste des dossiers Outlook
(cliquez sur « Afficher » puis sélectionnez « Liste des
dossiers » dans le menu d'Outlook) se situe au même niveau que la Boîte de
réception. Lors de l'utilisation du Connecteur
de messagerie avec le Serveur de messagerie Caldera Volution, les dossiers
spéciaux devront être des sous-dossiers de la Boîte de réception. Le Connecteur de messagerie effectuera automatiquement la
migration lorsque l'un de ces dossiers est sélectionné ou que la Liste des
dossiers est réduite puis redéveloppée en cliquant sur les symboles
« – » et « + » sur la partie supérieure de la hiérarchie de
la Liste des dossiers.
Lorsque le Connecteur de messagerie effectue
la migration, une fenêtre de messages sera affichée pour chaque dossier durant
l'opération. La fenêtre de message indique que le dossier, comme par
exemple le Calendrier, ne peut être créé sur le serveur au même niveau que la
Boîte de réception et vous invite à créer le dossier sous la Boîte de
réception. Répondez simplement
« Oui » à chacune des invites.
Remarque : Si vous utilisez le
Connecteur de messagerie avec la version 2 de SCOoffice Mail Server ou
une version ultérieure, les dossiers spéciaux ne doivent pas obligatoirement se
trouver sous la Boîte de réception et ne seront pas migrés.
Les tâches de configuration sont
maintenant terminées. Passez à la section intitulée « Utilisation de SCOoffice
Mail Connector ».
6. Configuration de l'information
de calendrier libre/occupé (information de disponibilité).
Si vous prévoyez d'utiliser le
calendrier d'Outlook pour organiser des réunions avec d'autres personnes, vous
choisirez de configurer Outlook pour rendre l'information de calendrier
accessible sur SCOoffice Mail Server. Cela permettra aux
autres utilisateurs de déterminer votre disponibilité pour des réunions.
Dans la zone de saisie « Publier
à cette URL », entrez ce qui suit :
ftp://email_ID:password@hostname/pub/calendar/email.vfb
Par exemple : ftp://bob:bobspwd@myserver.com/pub/calendar/bob.vfb
Dans la zone de saisie
« Rechercher dans cette URL », entrez ce qui suit :
ftp://hostname/pub/calendar/%NAME%.vfb
Par exemple : ftp://myserver.com/pub/calendar/%NAME%.vfb
Utilisation
de SCOoffice Mail Connector
·
Détermination de la version de SCOoffice Mail Connector
Les numéros de version et de
compilation de SCOoffice Mail Connector peuvent être affichés en
cliquant sur « À propos » dans la barre d'outils du connecteur. Le numéro de
version est clairement indiqué. Le numéro de
compilation suit immédiatement la mention de copyright.
·
Remarque à propos de la migration du Serveur MS Exchange vers SCOoffice
Mail Server
Si Outlook a été correctement
configuré, les dossiers de boîtes aux lettres Exchange et le dossier de boîte
aux lettres SCOoffice Mail Server apparaîtront dans la liste des
dossiers de messagerie. Il vous suffit de copier les dossiers Exchange dans les
dossiers correspondants du compte de SCOoffice Mail Server.
Une fois la synchronisation initiale
terminée, le serveur Exchange peut être désactivé et le service Exchange
supprimé du client Outlook. Les services Exchange dans Outlook ne sont pas requis pour
SCOoffice Mail Connector.
·
Utilisation des dossiers partagés
SCOoffice Mail Connector vous
permet de partager vos dossiers de messagerie et vos Dossiers spéciaux, comme
le Calendrier, avec d'autres utilisateurs du serveur de messagerie. Les dossiers
sont partagés grâce à une simple autorisation d'accès accordée aux autres
utilisateurs. Une fois cela établi, le dossier
apparaîtra automatiquement dans la Liste des dossiers Outlook des autres
utilisateurs. Les permissions sont attribuées
individuellement à l'utilisateur et par dossier.
Pour partager un dossier avec les
autres utilisateurs.
a. Affichez la liste des dossiers
Outlook en cliquant sur « Afficher » puis sur « Liste des
dossiers » dans le menu Outlook.
b. Cliquez sur le dossier à
partager dans la liste des dossiers.
c. Cliquez sur le bouton
« Dossier » sur la barre d'outils de SCOoffice Mail Connector. La fenêtre de
boîte de dialogue « Options du dossier de messagerie SCOoffice »
est affichée.
Pour ajouter un utilisateur à la liste
des personnes ayant accès au dossier :
·
Cliquez sur « Ajouter » dans la section « Permissions »
de la fenêtre de la boîte de dialogue.
·
Dans l'espace fourni, entrez l'ID de connexion des utilisateurs et non pas
leur adresse électronique. En règle générale, l'ID de connexion des utilisateurs est
identique à leur adresse électronique. Cliquez
sur « OK ».
·
Sélectionnez les permissions à attribuer à l'utilisateur.
Pour modifier les permissions attribuées à un
utilisateur :
·
Sélectionnez l'ID de connexion de l'utilisateur en cliquant dessus dans la
liste.
·
Sélectionnez et désélectionnez les permissions selon le cas.
Pour supprimer les permissions attribuées à un
utilisateur :
·
Sélectionnez l'ID de connexion de l'utilisateur en cliquant dessus dans la
liste.
·
Cliquez sur « Supprimer » dans la section « Permissions »
de la fenêtre de la boîte de dialogue.
d.
Lorsque vous avez fini de modifier les permissions, cliquez sur
« OK » au bas de la fenêtre de boîte de dialogue « Options de
dossier de messagerie SCOoffice ».
Par défaut, la zone de liste
« Permissions » présentera le propriétaire du dossier avec tous ses
droits d'accès activés. Supprimer un propriétaire de la liste des utilisateurs
ayant accès au dossier verrouillera l'accès du propriétaire à son propre
dossier. Tout utilisateur possédant des
privilèges d'administrateur sur le dossier peut rétablir l'accès du
propriétaire.
L'utilisateur spécial « tout
utilisateur » peut assigner des permissions à tous les utilisateurs. Veuillez
noter que les permissions ne peuvent pas être affichées ou assignées sur des dossiers
vides.
Les droits d'accès sont définis comme
suit :
·
Configuration des options de synchronisation du dossier de SCOoffice
Mail Connector
Comme précédemment mentionné, le
fichier PST se trouve sur votre ordinateur et il est utilisé en tant
qu'emplacement de stockage/de travail intermédiaire des messages transférés
entre Outlook et SCOoffice Mail Server via le connecteur de
messagerie. La synchronisation des dossiers signifie que le contenu du
fichier PST (la copie locale de vos dossiers) est synchronisé avec les dossiers
de SCOoffice Mail Server. Par défaut,
les dossiers sont configurés pour synchroniser avec SCOoffice Mail
Server à chaque fois que vous sélectionnez le dossier dans la liste des
dossiers Outlook. Il se peut que cela ne soit
pas approprié pour les dossiers à volume de trafic important comme la Boîte de
réception.
Pour modifier la synchronisation d'un dossier :
a. Affichez la liste des dossiers
Outlook en cliquant sur « Afficher » puis sur « Liste des
dossiers » dans le menu Outlook.
b. Cliquez sur le dossier à
partager dans la liste des dossiers.
c. Cliquez sur le bouton
« Dossier » sur la barre d'outils de SCOoffice Mail Connector. La fenêtre de
boîte de dialogue « Options du dossier de messagerie SCOoffice »
est affichée. Configurer les options selon le
cas.